|
از دیروز بیاموز . برای امروز زندگی
کن و امید به فردا داشته باش
آلبرت اینشتن
مستند سازی :
در
ابتدا نمی دانستم این مطلب را باید جزو بخش کامپیوتر قرار دهم یا مدیریت .
در
سومین کنفرانس بین المللی مدیریت پروژه که شرکت کردم در این مورد زیاد صحبت شد ، تا
اینکه هفته گذشته هم در جلسه مربوط به امنیت شبکه وقتی می خواستیم در مورد
solution
های مختلف بحث کنیم دیدیم که
اطلاعات به شکل ناقصی
document شده بود به شکلی که
دقیقا نمی شد تمامی موارد را از هم متمایز کرد.
در هر
فعالیتی که در دنیا انجام می شود از پروژه های بزرگ گرفته تا یک پروژه کوچک همگی
باید درست document
شود یا در اصطلاح به درستی مستند سازی
شود.
این
موضوع برای یک مدیر بسیار حیاتی است چه مدیر کارخانه باشید چه مدیر شبکه ، این
مساله بسیار ضروری است و یکی از علل این است که به فرض شما جایی هزینه می کنید تا
تجربه ای نو بیاموزید حال اگر این تجربه در سازمان ثبت نگردد تمامی این هزینه از
دست رفته .
مثلا
در یک پروژه سد سازی مطمئنا تجربه های زیادی د ر تمامی واحد ها بدست می آید چه
واحد طراحی مهندسی و چه بخش مدیریت و غیره در هر بخشی که در نظر بگیریم هزاران
تجربه در طول عمر پروژه بدست می آید ، حال اگر این تجربه ها مستند سازی نشوند تمامی
این تجارب با خارج شدن افرادی که تجربه را کسب کرده اند از دست می روند .
حال
فرض کنید یک پروژه شبکه انجام شده ، تنظیمات مختلفی برای
router
ها انجام شده و نتایج مختلفی هم بدست
آمده ، اگر آن کسی که تجربه را اندوخته تجارب خود را مکتوب نکند درست مثل این است
که تمامی این تجارب از دست رفته و فقط اثرات آن باقی مانده است.
البته
بسیاری از مدیران خودشان نیز تمایلی برای مکتوب شدن اطلاعات پروژه ها ندارند چون از
همین طریق اشتباهات آنها نیز فاش می شود و همه متوجه تصمیم های نا صحیح آنها در
پروژه می شوند .
عامل
دیگری که از documentation
جلوگیری می کند افراد متخصصی
هستند که این تجارب را نمی خواهند به ارزانی بفروشند. متاسفانه بعضی از مدیران وقتی
که می بینند در سازمان مستندات همه پروژه ها وجود دارد فکر می کنند که حال می توان
نیروی دیگری را جایگزین نیروی فعلی کرد و تا با مشکلی با نفر متخصص خود برخورد می
کنند تصمیم به اخراج او می گیرند که این خود مساله ای است که بعضی متخصصان با کتمان
اطلاعات خود می خواهند برای خود
Job Security
یا امنیت شغلی ایجاد کنند.گاهی
اوقات هم مدیران سازمان
documentation را مساله ای
جدا از کار می دانند و زمان خاصی را به آن اختصاص نمی دهند به این معنی که از نیروی
کار خود می خواهند که این کار را در منزل و خارج از زمان کاری انجام دهد که خود
این مساله نیز با عث از دست رفتن کیفیت کار می شود.
در هر
صورت علت هر چه باشد اگر مستند سازی در سازمان ها نباشد ، پیشرفت به همین وضعیت
لاکپشتی واهد بود.
حال
که به اهمیت documentation
پی بردیم بهتر است ببینیم که
روشهای آن چیست؟
یکی
از روش های آن که ساده ترین نیز است ، استفاده از قلم و کاغذ و نوشتن ساده تجربیات
می باشد.
نکته
جالب توجه این است که ما برای تمامی مستند سازی ها در دنیا استاندارد هایی داریم که
اگر آنها را به درستی رعایت کنیم باعث می شود تمامی صاحبان نظر در آن رشته به راحتی
مسائل آن را متوجه شوند و کار سیستماتیک انجام خواهد شد. مثلا برای کشیدن مدل شبکه
کامپیوتری استاندارد های خاصی وجود دارد معمولا از
Microsoft Visio
یا نرم افزار های مشابه استفاده می
شود و یا برای کشیدن شکل روتر سیسکو و یا سوییچ استاندارد های خاصی وجود دارد که
عدم رعایت آنها در وحله اول مبتدی بودن را نشان می دهد و همچنین باعث می شود که در
طولانی مدت خودمان با مشکل مواجه شویم.
یکی
دیگر از نرم افزارهای جالب برای مستند سازی
Smart Draw
می باشد . این نرم افزار مختص ساختن
شکل های مختلف برای مستند سازی است ، هر نوع
document
که می خواهید داشته باشید از پلان
ساختمان گرفته تا توپولوژی های مختلف شبکه ، همه را می توان با این نرم افزار رسم
کرد و کشید.
برای
اینکه دید شما نسبت به مستند سازی بازتر شود متذکر می شوم که مستند سازی فقط به
مفهوم نوشتن متن و یک سری عکس و نقشه نیست درست است که اینها جزو مستند سازی است
اما خیلی اوقات در این راستا مدیران پروژه هزینه های هنگفتی می کنند که ممکن است از
دید خیلی ها هیچ توجیهی نداشته با شد مثلا اینکه یک گروه فیلمبردار حرفه ای تمامی
مراحل پروژه را فیلم برداری کنند یا اینکه یک تیم انیمیشن سازی حرفه ای تمامی مراحل
را شبیه سازی کنند.
حتی
در بعضی از پروژه ها دیده شده که در محل پروژه در فضایی که در اختیار مدیر پروژه
است ، یک simulation
از کل پروژه بصورت ماکت و با یک
مقیاس کوچک ساخته می شود )
مانند نیروگاه اتمی بوشهر یا نمونه ای از مثال اول پروژه سد کارون)
تا بتوان آن را بطور کامل برای دانش آموزان و دانشجویان تشریح کرد و توضیح داد.
به هر
حال هرینه کردن در پروژه برای این قبیل قضایا جسارت ها ی خاصی را می طلبد و دید و
بصیرتی باز را از جوانب مختلف می طلبد.
مبحث
نحوه محاسبه این هزینه ها در پروژه و اینکه آیا این هزینه ها جزو هزینه سر بار حساب
می شود و یا اینکه در کجای پروژه باید آورده شود خود مطلبی است که انشاالله در
مباحث بعدی مورد بررسی قرار خواهیم داد.
PMP Exam Tips on Cost
Management :
اگر می خواهید در امتحانات PMI
شرکت کنید و تصمیم دارید PMP بشوید بد نیست که
این مقاله را در مورد مدیریت هزینه بخوانید.
Jim Owens PMP Exam Tips on Cost Management
دانلود-download
تبدیل تاریخ میلادی به هجری
شمسی در مایکروسافت پراجکت:
convert کردن و تبدیل تاریخ یکی از مشکلات اساسی برای دوستان برنامه ریزی و
کنترل پروژه است. از این رو شرکت های متعددی در ایران اقدام به فروش نسخ مختلفی از
نرم افزار MSP کرده اند که قابلیت ورود اطلاعات و گزارش
گیری بر اساس تاریخ هجری شمسی را داشته باشد.ما
نیز تا مدتی پیش از یک نرم
افزار استفاده می کردیم که تاریخ هجری شمسِي را در outlook
پشتیبانی می کردو سپس تاریخ ها را از اوت لوک وارد
msp می کردیم البته داستان import کردن تاریخ در
msp مبحث خاصی دارد که اینجا مد نظر نمی باشد. آنچه
که من امروز برای شما دارم حاصل تلاش خودم و چند نفر از دوستان است که این امکان را
به شما می دهد
تا با وارد کردن تاریخ های میلادی در نمای گانت چارت خود معادل تاریخ
هجری شمسی را نیز داشته باشید. متاسفانه این دوستان هنوز راضی نشده اند که من فایل
دانلود را روی سایت قرار دهم اما تا امروز همین خبر را از من داشته باشید. روی این
موضوع فعلا در حال مباحثه هستیم
در حال حاضر اگر کسی این نرم افزار را نیاز داشت با
ما تماس بگیرد تا نتایج صحبت های ما مشخص شود.
Earned Value Management مدیریت
ارزش کسب شده:
دوستانی
که در زمینه مدیریت پروژه فعالیت می کنند به خوبی می دانند که باید از اطلاعاتی چون
جلوتر یا عقب تر بودن از زمانبندی ، پایین تر یا بالاتر بودن از بودجه و هزینه
احتمالی کار باقیمانده همیشه بطور دقیق با خبر باشند.این موارد با روش های معمول
موجود ممکن است با خطاهایی رو برو شوند که باعث اشتباه ما شود.فرض کنید که شما یک
شرکت تولیدی با چند محصول متفاوت هستید حالا می خواهید محاسبه کنید که هزینه هر
محصول شما چقدر است و به نسبت قیمت فروش را معین کنید. یا تصور کنید شما مدیر یک
کارخانه هستید که سفارشات
مختلفی را از شرکت های مختلف می گیرید و انجام می دهید
(مانند شرکت
فاتح صنعت ) .وقتی که به قرار داد جدید می رسید می خواهید با توجه به
هزینه هایی که در پروژه های قبلی داشته اید ، و با توجه به تورم و قیمت بازار ،
برای کار جدید خود قیمت پیشنهادی بدهید حالا از کجا مطمئن هستید که هزینه های پیشین
دقیق محاسبه شده اند.پس چون قیمت های شما مقداری تلورانس دارد شما مجبور خواهید شد
قیمت را طوری اعلام کنید که اگر هزینه های پیش بینی نشده ای هم در این میان موجود
باشد باز هم شما ضرر نکنید. اما این مازاد اعلام قیمت در پروژه های خارجی چقدر برای
شما حیاتی است.بعضا دیده شده که شرکت های داخلی برای اینکه کار را از رقبای خارجی
بگیرند متحمل ضرر هایی نیز شده اند. البته گاهی این موضوع ریشه در سیایت های شرکت
دارد اما گاهی اوقات هم عدم دقت در محاسبات ویا نحوه محاسبه است که این مسائل را
بوجود می آورد.یکی از اشتباهات عمده در این مورد در نظر نگرفتن بعضی از اعداد در
محاسبات است.مثلا فرض کنید برای کاری شما به 10 نفر اضافه کاری پرداخت می کنید. کار
دیگری نیز در حال اجراست که برای آن نیز 2 نفر در حال کار و دریافت اضافه
کاری هستند.خوب حالا این دو دسته که روی دو پروژه متفاوت در حال کار هستند مشترکا
از یک مسئول کارگاه و یک مسئول انبار استفاده می کنند.در این زمان یک نفر هم مسئول
کنترل پروژه هم در حال نظارت بر روند انجام کار است. حال اگر این کار 30 بار در ماه
تکرار شود آیا کلیه این هزینه ها جزو هزینه شرکت می باشد یا خیر؟ اگر جواب مثبت است
به غیر از هزینه کارگر ها که مستقلا برای هر کار مشخص است هرینه های دیگر شامل
انباردار ، مسئول کنترل پروژه و.... چگونه و به چه نسبتی محاسبه می گردد آیا به
عنوان سر بار محاسبه می شود ؟ اگر هزینه ها را بصورت سر بار محاسبه می کنید و بعد
با توجه به تعداد پروژه ها تقسیم می کنید، فکر نمی کنید به این شکل هزینه های شما
گاهی کمتر و گاهی بیشتر از میزان واقعی محاسبه می شوند؟
PMI برای حل این مشکل در پروژه های
گوناگون مثل همیشه استانداردی ارائه کرده که به شما می گوید که این گونه هزینه ها
را کجا و به چه شکل باید وارد کنید و مسایلی از این قبیل. این متدولوژی تحت عنوان
EVM مطرح می شود.البته همانطور که استاندارد
PMBOK هم برای تمامی پروژه های ایرانی قابل اجرا نبوده و باید با
بومی سازی از آن استفاده کرد این مقوله نیز که باید با نظر کارشناسان امر برای هر
پروژه بررسی شده و نتایج در اختیار تیم برنامه ریزی و کنترل پروژه قرار بگیرد تا
اقدامات لازم در هر سازمان صورت بگیرد.
مسابقه MSP با جایزه:
سوال:
بهترین راه برای بدست آوردن
s-curve در MSP
چیست؟
scenario:یک پروژه داریم به زمان معلوم.
پروژه ما شامل چند فاز متفاوت می باشد. فرض کنید که پروژه 2 فاز دارد . فاز اول 20
% پروژه و فاز دوم 80 % پروژه می باشد. تاریخ ابتدا و انتهای پروژه نیز مشخص
است.حال می خواهیم بدانیم در یک تاریخ خاص در میان پروژه چه میزان از ابتدای پروژه
پیشرفت داشته ایم و چه میزان از کار باقیمانده به علاوه اینکه چند درصد از فعالیت
اصلی پیشرفته و چند در صد در کل فعالیت.که این کار را می خواهیم در قالب یک نمودار
s نشان دهیم.
پاسخ های خود را تا آخر تیر ماه 86 به
یکی از آدرس های contact من ارسال کرده.
جایزه نفر برنده: ثبت یک ساله دامنه به
نام دلخواه وی .
مهندسی ارزش - کارت سوخت:
مهندسی
ارزش یا Value Engineering یکی از مباحث بسیار جالب
مدیریت است. اما حالا که هر روز با مسائل جدید در ارائه کارت سوخت روبرو می شویم می
توانیم ارزش این علم را به وضوح ببینیم.
با توجه به اصول مندسی ارزش ابتدا گاوهای مقدس را مشخص کنیم
.(منظور از گاوهای مقدس مرزهایی است که عبور از این مرزها اهداف ما را زیر سئوال می
برند.) به فرض مثال می توان اعمال محدودیت ارائه بنزین را یکی از گاوهای مقدس در
نظر گرفت. معمولا شناخت و ارائه اینکه گاوهای مقدس چه مواردی هستند ، به عهده
کار فرما می باشد.
بعد از مشخص شدن گاوهای مقدس نوبت به ارائه راه حل های فکری می
شود که این عمل در اصطلاح brain storming گفته می شود.
یکی از نکا تی که باید مد نظر داشت عدم رد یا قبول یک پیشنهاد در این مرحله است.به
نظر من می توان برای گرفتن پیشنهادهای
متفاوت در این زمینه از مردم کمک گرفت که اعلام
یک مسابقه از طرف دولت می تواند گامی موثر در این راستا باشد به اضافه اینکه برنامه
های رادیویی همچون "روی خط باشید" ، "موج روز" ، " ساعت 25 " (این برنامه ها
برنامه های رادیویی هستند که از رادیو جوان موج
fm پخش می شوند
با مخاطبان مناسب )می توانند این موارد را در قالب سوال
مطرح کرده و جوابها را جمع آوری کنند
و به عنوان اطلاعات خام در اختیار کارشناسان قرار دهند. مهمترین نکته که معمولا در این قسمت مورد
توجه قرار نمی گیرد عدم قضاوت روی موارد مطرح شده در این
مرحله می باشد.
حالا در
اینجا نوبت به این می رسد که کارشناسان دوباره موارد را بررسی کرده و با یک تیم
متخصص این اطلاعات جمع آوری شده را بررس کنند و با رعایت اصول مهندسی ارزش موارد را
به نتایج واقعی برسانند.
بی شک تا
کنون هم کارهایی در این زمینه صورت گرفته اما صد البته بهتر است اگر که در این برهه
از زمان که نتایجی هم از برنامه ها بدست آمده
سیاست ها و روشهای اجرا
مجددا مرور شوند.
شاید هنوز
راه حل های مناسبی باشند که با وجود توجه به گاوهای مقدس ، سرعت و کیفیت انجام
عملیات را بالا ببرند.
سایتهایی که
مطلالب مختلفی در مورد مهندسی ارزش ارائه کرده اند:
Practice Standard for Work Breakdown Structures?Second Edition.
The Work Breakdown Structure (WBS) serves as a guide for
defining work as it relates to a specific project?s objectives. The Practice
Standard for Work Breakdown Structures?Second Edition supplies project managers
and team members with direction for the preliminary development and the
implementation of the WBS.
نسخه دوم
کتاب استاندارد WBS مربوط به PMI هم
منتشر شد.این نسخه که همانند نسخه اول بر اساس استاندارد های PMBOK
می باشد با تغییرات جدید به مدیران پروژه و تیم برنامه ریزی
پروژه کمک می کند تا بتوانند بهترین و کار آمد ترین WBS
را برای پروژه خود تعریف کنند .
 مدیریت
پروژه Project Management
در کتابهای مختلف تعاریف استاندارد خاصی از پروژه
وجود دارد اما مهمترین نکته این است که از درست کردن یک تخم مرغ تا ساختن یک
ساختمان را می توان به عنوان یک پروژه نگاه کرد.
بیایید سعی کنیم مدیریت را در سراسر زنگی خود
اعمال کنیم به این شکل می توانیم کلیه فعالیتهای هدف خود را بصورت یک پروژه تعریف
کرده و به خود بصورت یک سازمان عمل نماییم.با بررسی این موضوع با مبحثی جدید
تحت عنوان self management یا مدیریت شخصی روبرو می شویم
.به این صورت می توانیم هزینه ها و زمان خود را تحت کنترل داشته باشیم .
My Experiences With Pmi Pmp
Certification
Download Doc File
نرم افزارهای مدیریت پروژه
Project Management Soft wares
برای برنامه ریزی و کنترل پروژه نرم افزارهای
گوناگونی وجود دارد که به کمک این نرم افزار ها قادر خواهید بود کلیه فعالیت ها را
تعریف کرده و زمان و هزینه کل فعالیت را تعریف کنید، روند این کار به شکل زیر است :
ابتدا سازمان خود را تعریف می کنیم
سپس تقویم کاری را تعیین می کنیم
در گام بعدی نفرات وماشین آلات و بطور کل
resource ها را مشخص می کنیم
حال پروژه هایی که در سازمان اجرا می شوند یا می
خواهند اجرا شوند را تعیین میکنیم
در این مر حله با ید پروژه ها را به زیر فعالیت ها
Work Breakdown Structure یا به اصطلاح WBS
تقسیم نماییم
با توجه به برنامه مورد استفاده در این مر حله
فعالیت ها و در صورت امکان step ها را مشخص می کنیم.
با اختصاص دادن هزینه ها و منابع به ریز ترین
فعالیتها ، کل هزینه و زمان کل را بدست می آوریم که به عنوان Base line
یا خط مبنا در نظر می گیریم.
در حال حاضر نرم افزارهای گوناگونی برای کنترل
پروژه وجود دارد که Primavera Project Planner -p3 p3e
وهمچنین Microsoft Project جزو پر طرفدار ترین ها می باشند.
جایگاه اقتصاد مهندسی در مدیریت
پروژه
در مدیریت و برنامه ریزی پروژه ما نیازمند بررسی و
محاسبه مادی پروژه هستیم . علومی که در ارتباط با مخارج پروژه (در طول پروژه) مطرح
می شوند جزو وظائف علوم حسابداری می شوند اما علوم مربوط به تخمین هزینه ها در
آینده و بررسی تورم و تاثیر آن بر پروژه جزو عملیاتی است که مهندس پروژه یا مهندس
صنایع بوسیله علم اقتصاد مهندسی انجام می دهد.
Project Management 
Methodology
An overview from Project Smart
Generally, projects are split into
three phases Initiation, Control and Closure. During each phase, a number of documents are produced as
part of the project control process.
Initiation
All projects start with an idea for a
product, service, new capability or other desired outcome. The idea is communicated to the project
sponsors using the mandate. The Mandate provides a structured approach to proposing a project with
its business case.
Once the mandate has been approved a
more detailed document is prepared that explains the project. The Project Definition Report
is used to provide this information and to allow an assessment to be made about whether the project
should proceed.
In particular, it outlines the scope,
goals and objectives, deliverables, the assumptions being made,the key people involved, expected
business benefits, costs and duration.
If authorization to proceed is given,
the Contract is used to obtain formal agreement from the Project Sponsor and Budget Holder to start the
project and signifies the end of the Initiation phase.
Control
The control phase is about tracking
and managing the project. To do this a project plan is developed.
The Project Plan is most commonly in
the form of a Gantt Chart, identifies the stages and tasks, who will carry them out and an associated
timeline. A good plan will include regular milestones that act as a measure of progress and keep the
project team focused on short-term goals. Project plans may also include information about costs,
human resources and dependent projects.
Once you have planned the project, it
is important to assess any factors that could have an impact upon it. This is done using the issues
log and risk log. The Issues Log is used to record issues and assign an owner with a plan to resolve
them. The Risk Log is used to record and grade risks with an associated action plan to
minimize
them.Key to good project management and a
successful project is effective communication. The Progress Report is used to communicate progress
on a regular basis to all stakeholders of the project.The control phase ends once the
project has achieved its goals and objectives as detailed in theProject Definition Report.
Closure
Project closure is an important aspect
of project management that is often overlooked. A project that is not closed will continue to consume
resources, albeit slowly.To receive acknowledgment from the
customer that the project has ended the Customer Acceptance Form is used. Once signed off the
project team is disbanded and no more work carried out. At this point, it is important to know
whether the project has achieved its objectives. This is done using the Project Closure Report. This
document communicates how well the project has performed against its original business case, project
plan, costs, duration and tolerances. Rather than leave valuable project
experiences locked in peoples heads it is a good idea to complete and publish a Lessons Learnt Report.
This document is used to pass on any lessons that can be usefully applied to
future projects.
|
